「kintoneで送金依頼を管理しているけれど、銀行コードの確認や振込データの作成には手間がかかる」。
そんなお悩みはないでしょうか。
今回は、既にkintoneで運用していた送金依頼申請・出金申請を改修し、入力から振込・会計データの作成までをつないだ事例をご紹介します。
銀行コード・支店コードのAPI取得、AI-OCRによる入力補助、口座別の集計、全銀フォーマットテキスト・会計システム用CSVの出力を組み合わせ、担当者が情報を調べたり、入力し直したりする負担を減らす仕組みを整えました。
※ 掲載図は業務を説明するためのイメージで、実際の画面ではありません。
改修前の課題：kintoneを使っていても残る手作業
申請内容の入力に、銀行情報の確認や整形が伴う
今回のお客様は、改修前からkintoneで送金依頼を管理されていました。
課題は、申請を電子化した後にも、振込に必要な情報を揃える作業が残っていたことです。
例えば、請求書に銀行名や支店名が書かれていても、振込データには銀行コード・支店コードが必要になります。
口座名義のカナ表記や、会計処理で使用する科目・部門の確認もあり、申請内容を入力するだけでは後続処理に必要な情報が揃いません。
こうした確認・入力・整形の積み重ねが、担当者の負担になっていました。
振込用と会計用で、情報をまとめる単位が違う
申請後も、支払対象の整理、振込先口座ごとの集計、銀行用・会計用データへの整理が必要です。
同じ口座への依頼が複数ある場合、振込用には金額をまとめたい一方、会計用には元の申請ごとの内訳を残す必要があります。
そこで今回は、申請前の入力補助と、申請後の取込・集計・出力を一続きの改善として見直しました。
改修内容①：銀行コードのAPI取得とAI-OCRで入力を補助
銀行コード・支店コードをAPIで取得する
今回の負担軽減の一つが、銀行コード・支店コードの取得です。
銀行名・支店名をもとにAPIで情報を取得し、該当するコードをkintoneの項目へ反映できるようにしました。
候補が複数ある場合は、対象を選択して反映します。
担当者がコードを調べ、確認しながら入力する作業を、kintone上の操作で補助する仕組みです。
単に入力欄を増やすのではなく、入力に必要な情報を取得できるようにしたことが、使いやすさの改善につながっています。
取得したコードについても、対象の銀行・支店と一致しているかを担当者が確認する運用にしています。
AI-OCRと口座名義カナの補正を組み合わせる
請求書などの証憑から、銀行名・支店名・口座番号・口座名義などをAI-OCRで読み取り、申請項目に反映する流れを組み込みました。
読み取り結果を確認・修正して使うことで、一から入力する負担を減らします。
また、口座名義カナを全銀フォーマット向けに補正する機能も設けました。
AI-OCRで読み取る、銀行コードをAPIで取得する、必要な表記を整えるという、それぞれの役割を組み合わせています。
読み取りや補正で内容を確定するのではなく、最後に証憑と照らし合わせて確認する工程は残しています。
科目・部門の補完と、申請時のチェック
物件種別・物件エリア・申請理由などの組み合わせから、あらかじめ定めたルールに沿って勘定科目・補助科目・部門を補完するようにしました。
毎回同じ判断や選択を繰り返す負担を減らすための仕組みです。
入力途中では保存でき、正式に申請するタイミングで必要項目をチェックします。
不足がある場合は内容を表示して申請を止めることで、途中保存のしやすさと申請時の確認を両立しました。
改修内容②：送金依頼を一括取込し、口座別に集計
入力した情報を出金申請へ引き継ぐ
出金申請側で送金日や回覧確認者などの条件を指定し、対象となる送金依頼を一括で取り込めるようにしました。
取込内容は出金申請の内訳テーブルに反映します。
取込後に依頼が増えた場合は、未取込の依頼を差分として追加できます。
その際、既に入力した手数料の相手負担額などは保持し、追加のたびに調整をやり直す負担を抑えています。
全銀フォーマット用は口座別、会計用は明細別に整理
取り込んだ内訳を口座単位で並び替え、各グループの先頭に集計用の代表行を作成します。
代表行では送金合計や相手負担額の合計を確認でき、その下に元の申請ごとの明細を残します。
この構成により、銀行振込用には口座単位の集計結果、会計システム用CSVには申請ごとの明細を使えます。
同じ情報を出力先ごとにまとめ直す作業を、仕組み側で受け持つようにしました。
代表行と明細行は、色や罫線でも見分けやすくしています。
改修内容③：kintoneから全銀フォーマット・会計データを出力
全銀フォーマットテキストと会計システム用CSVを作成
出金申請に取り込んだ情報から、銀行振込用の全銀フォーマットテキストと、会計システム用CSVを作成する機能を設けました。
会社負担・相手負担の手数料の扱いも整理し、明細に入力した相手負担額を集計・出力へ反映します。
作成したファイルはZIPにまとめて出金申請へ添付し、出力日時・出力者も記録します。
担当者は出力したファイルを銀行・会計システムへ取り込み、内容を確認して後続処理を進めます。
依頼の追加や送金の取りやめにも対応する
取込後に送金を取りやめる場合は、内訳行を消すのではなく、削除用のチェックで対象外にする方式にしました。
対象外の明細は集計や出力に含めず、元の送金依頼側の送金停止とも連動させます。
再び対象に戻す場合はチェックを解除し、集計を更新します。
一度取り込んで終わりではなく、依頼の追加や取りやめが起きても、元の情報を確認しながら作業を続けられる構成です。
今回の改修で重視したこと
既に使っているkintoneの、前後に残る作業を減らす
今回の改善は、kintoneを新しく導入した事例ではありません。
既存の運用を活かし、銀行コードを調べる、情報を入力する、口座別に集計する、出力先に合わせて整えるといった作業を見直した事例です。
個人的には、全銀フォーマットの出力だけでなく、その前段階にある銀行情報の取得までつなげたことがポイントだと思っています。
出力機能があっても、そのための情報を揃えるのに手間がかかっては、担当者の負担は十分には減りません。
APIによる情報取得、AI-OCRによる入力補助、アプリ間の情報の引継ぎを組み合わせることで、同じ情報を何度も扱う作業を減らせるようにしました。
まとめ
今回は、既存のkintone運用を改修し、銀行・支店コードのAPI取得から、全銀フォーマットテキスト・会計システム用CSVの作成までをつないだ事例をご紹介しました。
kintoneで申請を管理していても、入力に必要な情報の確認や、申請後の集計・データ作成に手作業が残っていることはあります。
日々の作業を分けて確認すると、今のアプリを活かしながら改善できる部分が見つかるのではないでしょうか。
エーアイティ研究所では、業務に合わせたkintoneのカスタマイズやAPI連携のご相談を承っております。
「kintoneから全銀フォーマットで出力したい」「銀行情報の入力や経理側の集計を効率化したい」といったお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください。
